Organisation d’Événement de Lancement : la Phase de Planification

Organisation d’Événement de Lancement : la Phase de Planification

By Yanice Retory | Lancement

Oct 17

La semaine passée, je vous présentais les éléments de la phase de conception de votre événement de lancement.

Cette phase est composée de différents éléments tels que la description de la mission de votre lancement ou encore l’élaboration de sa programmation.

D’ailleurs, votre programmation vous servira de base pour planifier votre événement de lancement. En effet, elle est une référence pour :

  • l’évaluation de vos différents besoins
  • la projection de vos dépenses et vos revenus
  • la sélection du lieu de votre lancement
  • la sélection de vos fournisseurs
  • la planification du jour J, etc.

Vous l’aurez compris, une programmation même temporaire vous aidera grandement dans la planification de votre événement de lancement.

Voici donc les principaux éléments qui composent la phase de planification de votre lancement. 

Le scénario préliminaire

En réalité, j’ai emprunté le scénario à la phase de coordination du jour et j’en ai fait un outil d’aide à la planification. Je ne me suis pas cassé la tête hein, j’ai juste ajouté “préliminaire” au nom 🙂

Bon, d’abord, à quoi ça sert ?!

J’utilise cet outil pour décrire les grandes phases par lesquelles je dois passer pour organiser mon événement, que ce soit avant, pendant ou après le jour J.

Comment faire ?

Vous prenez votre programmation et vous vous demandez ce qui doit être fait pour que votre lancement devienne réalité.

Exemple :

Avant :

  • Conception de l’événement
  • Description de l’événement
  • Création de l’événement dans une billetterie électronique
  • Conception des visuels
  • Stratégie et plan de communication
  • Gestion des inscriptions et annulations
  • Réservations fournisseurs, etc.

Pendant (ce moment reprend quelques éléments de la programmation) :

  • Montage salle
  • Réception fournisseurs
  • Briefing équipe
  • Accueil des participants
  • Ateliers
  • Jeux
  • Réseautage + photos
  • Démontage, etc.

Après :

  • Publications post événement
  • Bilan et préconisations, etc.

Ne vous sentez pas obligé d’entrer dans le moindre détail. Décrivez uniquement les grandes étapes. Vous verrez, ça vous aidera pour le point suivant.

La liste des besoins

Une fois le scénario prévisionnel réalisé, il vous suffit de reprendre chaque point que vous y avez inscrit et de faire une liste de ce dont vous aurez besoin pour chacun d’eux.

Exemple
Pour l’accueil des participants, voici une liste de besoins (non exhaustive) :

  • Stationnement
  • 1 membre du personnel
  • Vestiaire
  • Tables et chaises
  • Liste des inscrits
  • Formulaire pour les participants non inscrits
  • Boisson d’accueil, etc

La recherche des lieux potentiels

Si la location d’un lieu pour le déroulement de votre événement fait partie des besoins que vous avez listés, il est temps de faire quelques recherches. Ici, il s’agira d’effectuer des demandes de devis et de valider la disponibilité des différentes salles aux dates pressenties.

Je vous conseille de faire ces demandes de devis auprès de plusieurs lieux en même temps. Cela a trois avantages :

  1. Vous aurez plus de choix
  2. Vous pourrez comparer les prix, et 
  3. Vous trouverez le lieu qui correspondra le plus à votre budget et vos critères

Pour sélectionner les salles pour lesquelles vous allez solliciter des devis, prenez en compte :

  • Leur capacité – si vous trouvez cette information
  • Leur aspect général, leur atmosphère
  • Leur accessibilité en voiture et en transports en communs
  • La somme globale que vous ne souhaitez pas dépasser en termes de dépenses
  • Les caractéristiques de votre clientèle cible
  • Votre programmation
  • Les éléments du portrait de votre lancement, notamment sa personnalité, etc.

La recherche des autres fournisseurs potentiels

En parallèle, je vous suggère de rechercher vos autres fournisseurs. Bien entendu, les fournisseurs auxquels vous ferez appel varieront en fonction de la programmation que vous aurez prévue. Voici quelques exemples de fournisseurs que vous pourriez solliciter :

  • Traiteurs,
  • Photographes, vidéastes
  • Professionnels en publicité ou en communication
  • Développeur de site web
  • Animateurs
  • Entreprise de personnel d’événement
  • Entreprises de location (mobilier, matériel d’audiovisuel, kiosques, décoration, food trucks, imprimeurs…), etc.

La sélection de vos fournisseurs

Une fois que vous avez recueilli les tarifs des différents fournisseurs potentiels, vous pouvez sélectionner ceux que vous solliciterez pour votre lancement.

Pour vous aider, passez en revue le portrait de votre événement, votre programmation et vos différents critères de sélection pour être sûr que rien ne vous a échappé.

Si cela est nécessaire, ajustez votre programmation en fonction des caractéristiques de la salle, des contraintes et opportunités qu’elle présente. Faites de même en vous appuyant sur les différentes informations transmises par vos autres fournisseurs.

Construction du budget

Remplissez la partie “dépenses” de votre budget prévisionnel d’événement  avec les prix des fournisseurs que vous avez sélectionnés.

Ensuite, remplissez la partie revenus de votre budget prévisionnel. Si le résultat que vous obtenez sur la ligne “bénéfice ou déficit” ne vous convient pas, faites les ajustements nécessaires.

Lire aussi – Budget Prévisionnel de votre Événement : Pourquoi et Comment ?

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Les réservations, commandes et confirmations

Effectuez les différentes réservations et commandes en fonction des conditions de vente/collaboration de vos différents fournisseurs.

Pour bénéficier d’un service optimum pensez à vous renseigner auprès de chacun d’eux à propos des délais et conditions que vous devez respecter.

En général, vous serez amené à verser un acompte pour sceller votre contrat et à confirmer le nombre de participants à certain d’entre eux.

La planification du Jour J

Si vous ne l’avez pas encore fait, et si cela est nécessaire, ajustez votre programmation en fonction des nouveaux éléments que vous avez en votre possession.

Une fois tous ces ajustements réalisés, je vous conseille de préparer 3 documents :

  1. l’agenda du lancement – il s’agit de votre programmation, mais sans les détails logistiques internes. C’est un document officiel que vous pourrez remettre à vos participants ou aux journalistes qui couvrent votre lancement par exemple
  2. le scénario du lancement – en gros c’est le document qui reprend  les horaires, les tâches, les personnes et le matériel nécessaire à chacune de ces tâches. Il liste toutes les étapes nécessaires à la réalisation du jour J en partant du montage et du briefing des différents intervenants pour finir au démontage de l’événement. 
  3. les emplois du temps de chacun des membres de l’équipe du jour J de votre lancement

Une dernière chose : assurez-vous d’enregistrer dans votre téléphone les numéros de toutes les personnes qui vous aident de près ou de loin. Prévoyez également une version papier au cas où votre téléphone ou votre ordinateur vous lâcheraient.

Le briefing des fournisseurs

Votre organisation étant ficelée, vous devez maintenant briefer vos différents fournisseurs en fonction des rôles qu’ils rempliront chacun lors du jour J.

Je vous conseille de faire cela quelques jours avant la date de votre lancement, car croyez-moi, vous n’aurez pas le temps le jour même.

Assurez-vous de leur présenter le déroulement général de l’événement, les horaires, le lieu, l’ambiance recherchée, les moments auxquels ils interviendront et ce que vous attendez d’eux.

Le briefing de l’équipe

Si vous avez pris la décision d’organiser votre événement de lancement en solo, sachez qu’il est plus que probable que vous ayez besoin d’aide le jour de votre activité.

Pour que cette aide soit bénéfique pour tout le monde, vous devriez briefer votre personnel d’appui avec le plus de rigueur possible.

Cela vous évitera de gérer des éléments qui auraient pu être résolus sans votre intervention.

N’oubliez pas qu’il y aura toujours des imprévus. Alors mettez toutes vos chances de votre côté pour que, le moment venu, vous n’ayez à faire face qu’à ces incidents de dernière minute.

Le paiement des fournisseurs

Les conditions et moyens de paiement varient beaucoup d’un fournisseur à l’autre.

Pour être sûr de les payer selon leurs modalités, je vous conseille de centraliser ces informations dan un tableau récapitulatif.

Mettez-y leur nom, votre contact, les conditions de paiements et les dates butoirs.

Inutile de vous dire que cet élément est super important dans la construction de bonnes relations avec vos fournisseurs.

Voilà, voilà ! Nous avons fait le tour de la phase de planification. Si jamais vous n’avez pas encore pris connaissance de la phase de conception, je vous conseille fortement de le faire avant d’attaquer votre planification.

La semaine prochaine, nous allons parler des éléments qui composent la phase de promotion de votre événement de lancement.

A bientôt !

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About the Author

Yanice est une passionnée de l'événementiel. Elle a évolué dans différents secteurs d'activité et elle prend maintenant plaisir à accompagner les entrepreneurs dans leurs projets d'événements.

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