Organisation d’Événement de Lancement : la Phase de Conception

Organisation d’Événement de Lancement : la Phase de Conception

By Yanice Retory | Lancement

Oct 10

Dans les articles précédents, je vous ai parlé :

Maintenant que vous savez tout ça, il est temps de passer à la façon de procéder pour effectivement organiser un événement de lancement.

Mais comme il s’agit d’un processus qui comprend de nombreux éléments, je vous le présenterai sous forme de série d’articles plutôt qu’un seul.

En effet, chaque article sera consacré à chacune des grandes phases dont se compose un tel projet. Cette semaine, nous allons traiter de la conception de votre événement de lancement. Les semaines suivantes je vais vous dévoiler les détails sur :

  • la planification
  • la promotion
  • la coordination du jour J
  • les actions post-événement

Passons donc à la toute première étape : la conception.

La phase de conception est, à mon sens, la plus importante lorsqu’on parle d’événement stratégique. Si vous avez à peine réfléchi sur votre événement, sur son concept, son pourquoi… ne vous attendez pas à des résultats glorieux.

En revanche, si vous passez par les étapes que je vous décris dans cet article, vous mettez beaucoup de chances de votre côté pour y arriver.

La phase de conception est composée de plusieurs éléments…

La mission de votre événement

Lorsqu’on conçoit un événement, on commence toujours en veillant à bien garder l’objectif global en tête.

Qu’est-ce que ça veut dire ? En fait, c’est très simple. Il vous faut spécifier pourquoi vous organisez cet événement.

En gros quelles sont la mission principale et les missions secondaires de votre événement.

Astuce n°1 : Même si vous avez ces éléments en tête, il est primordial de les écrire. Vous seriez étonné de la rapidité avec laquelle on peut les perdre de vue lorsqu’on travaille sur un projet !

Exemple : Élisa, Entrepreneure - produits de beauté naturels faits main

Missions de l’événement :

  • Se faire connaître, booster la visibilité de son entreprise (mission principale)
  • Prouver ses compétences
  • Présenter ses produits
  • Générer les premières ventes

Le profil des participants visés

Ensuite, établissez de façon précise pour qui vous organisez votre événement. En d’autres termes quel est votre public cible ? Pas question d’être succinct. Ici il s’agit de dresser le portrait de vos participants idéaux.

Astuce n°2 : Ne vous contentez pas de décrire votre public avec des données démographiques (âge, sexe, occupation…). Allez plus loin. Quelles sont leurs préoccupations, leurs besoins, leurs défis…?

L’offre/le service/le produit…

Ensuite, déterminez l’offre que vous souhaitez leur présenter lors de votre événement.

Est-ce pour leur proposer de suivre une de vos formations ? Pour leur vendre votre dernier produit ?

Ou est-ce que vous souhaitez juste vous présenter et les inviter à suivre votre travail sur vos plates-formes en ligne ?…

Astuce n°3 : Faites en sorte que votre offre soit en accord non seulement avec votre activité mais surtout avec les besoins de votre public cible.

Les objectifs d’événement

Une fois que vous avez fait tout ça, le moment est venu de fixer des objectifs SMART pour votre événement.

Surtout prenez le temps de le faire correctement car c’est ainsi que vous pourrez déterminer si cet événement de lancement a été un succès pour votre entreprise.

Lire aussi – Pourquoi la définition des objectifs de votre événement est cruciale pour votre entreprise

Astuce n°4 : Partez toujours de vos objectifs d’entreprise, pour être sûr que vos objectifs d’événement soient pertinents.

Exemple
Objectifs globaux : vente de 200 produits pour l’année X
Objectifs de l’événement de lancement : vente de 45 produits

Le portrait d’événement

Qu’est-ce que c’est que ça ? Pas de panique ! C’est un terme que j’utilise pour résumer ce en quoi un projet va consister.

C’est tout simplement une fiche descriptive de votre lancement. Mais, comme “Fiche descriptive” sonne moins glamour, je préfère le terme portrait.

Bref, revenons à notre sujet !

Dans le portrait d’événement, vous retrouvez les éléments comme :

  • le type d’événement – dans notre cas, c’est un lancement
  • la fréquence – ponctuel ou récurrent. Eh oui, même les lancements peuvent être organisés à plusieurs reprises. Pas besoin de nouveaux produits ou services 🙂
  • la date pressentie
  • la durée : 1 heure, 1 jour… ?
  • le message à faire passer aux participants
  • les valeurs d’entreprise qui doivent transparaître le jour J
  • les émotions que les participants doivent ressentir
  • la personnalité de votre événement de lancement. Oui oui, j’ai bien écrit personnalité ! Est-ce que ce sera un événement sérieux, drôle, formel, joyeux… ?
  • Demandez-vous ce que vous voulez absolument avoir/faire durant ce lancement

La programmation

Maintenant que tout cela est en place, il est temps est venu de penser à votre programmation.

Bien entendu, il ne s’agit pas de faire quelque chose de définitif et figé. Vous serez sûrement amené à la modifier pour qu’elle soit mieux adaptée à la configuration de la salle par exemple.

Voici quelques éléments que vous devez prendre en compte pour votre programmation :

  • Les besoins de votre public cible
  • Vos compétences
  • Votre personnalité
  • Le portrait de l’événement – assurez-vous que le contenu de votre lancement le reflète le plus possible…
  • La programmation de la concurrence. Non pas pour vous en inspirer, mais pour mieux vous démarquer. Je vais insister là-dessus : surtout, mais surtout, n’ayez pas peur de vous démarquer. Au contraire : cherchez à tout prix à vous différencier et ne vous inspirez pas trop de ce qui existe déjà.

Astuce n°5 : Ajoutez des horaires à votre programmation pour être sûr que la durée que vous aviez prévue pour votre lancement est bien suffisante. Faites les ajustements nécessaires.

Comme vous pouvez voir, la conception de votre événement comprend plusieurs éléments tous aussi importants les uns que les autres.

Donc inutile de vous dire que la phase de conception ne devrait pas être prise à la légère.

Je vous conseille de prendre le temps de la travailler pour poser de bonnes bases pour votre événement de lancement.

Lorsque vous prendrez connaissance des prochains articles vous vous rendrez compte à quel point la conception est une étape est indispensable. Surtout pour la bonne conduite de la phase de planification de votre lancement.

D’ici là, je vous souhaite bonne conception et vous dis à la semaine prochaine !

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A bientôt !

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About the Author

Yanice est une passionnée de l'événementiel. Elle a évolué dans différents secteurs d'activité et elle prend maintenant plaisir à accompagner les entrepreneurs dans leurs projets d'événements.

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