Budget Prévisionnel de votre Événement : Pourquoi et Comment ?

Budget Prévisionnel de votre Événement : Pourquoi et Comment ?

By Yanice Retory | Budget

Août 27

Vous souhaitez que les événements que vous organisez soient des éléments clés dans votre stratégie et vous avez compris que vous y prendre tôt est une condition primordiale pour les réussir.

Un des éléments sur lequel vous devrez travailler dès les premiers jours est votre budget. Mais pas celui que vous croyez ! Je vous parle du budget prévisionnel.

Mais…

…C’est quoi exactement un budget prévisionnel ?…

Le budget prévisionnel de votre projet d’événement n’est rien d’autre qu’un premier jet. C’est un document provisoire que vous ferez évoluer à mesure que vous avancerez dans votre processus d’organisation.
Selon vos objectifs et la mission de votre événement, vous pouvez le planifier de trois manières :

  • à perte,
  • pour faire des bénéfices, ou encore
  • pour que les comptes soient équilibrés.
Budget Prévisionnel de votre Événement  Pourquoi et Comment

…Pourquoi c’est si important ?…

Il est indispensable de construire un budget prévisionnel dès le début de votre projet, pour plusieurs raisons :

Avoir un premier portrait financier de votre événement
Dès le démarrage de votre planification, vous pourrez avoir une idée générale des ressources financières, des revenus et des coûts potentiels de votre événement.

Évaluer la faisabilité de votre projet
Ce point est super important ! Lorsque vous prenez le temps d’effectuer votre budget provisoire, vous pouvez évaluer sa faisabilité. Cela a deux avantages :

  1. Si vous vous rendez compte qu’il n’est pas réalisable financièrement, vous pouvez soit vous arrêter avant d’y avoir consacré trop de temps, soit ajuster votre projet pour qu’il corresponde à vos ressources financières ;
  2. Si après avoir monté votre budget prévisionnel vous vous rendez compte que vous avez de la marge, vous pourrez vous permettre d’ajouter des éléments pour bonifier l’expérience des participants…

Astuce n°1 : Toujours prévoir un % du montant total des dépenses pour les éventuels imprévus.

Exemple
Dépenses projetées pour séminaire : 8 500 $
Fonds d’urgence et imprévus (20%) : 1 700 $
Dépenses totales projetées : 10 200 $

Obtenir de meilleurs prix
Qui dit budget prévisionnel dit budget préparé tôt. S’il est monté suffisamment à l’avance, vous aurez la possibilité de comparer les offres des différents fournisseurs, de négocier vos prix et de former des partenariats.

Estimer le montant des tickets d’entrée
Même s’il ne s’agit pas encore d’un budget définitif, le fait de répertorier les dépenses et revenus projetés vous permettra d’estimer à combien doit s’élever le prix des billets.

Contrôler vos résultats
Le budget prévisionnel est un point de départ pour la maîtrise vos résultats financiers. Mis à jour régulièrement, c’est l’instrument idéal qui vous permet de savoir si vous êtes sur la bonne voie ou si des ajustements sont nécessaires.

Astuce n°2 : Actualisez votre budget au fur et à mesure que vous obtenez les informations, devis et factures. Par exemple, 1 fois par jour ou 3 fois par semaine seraient de bonnes fréquences

… et comment en faire un ?

Votre budget sera composé de deux parties : celle des revenus et celle des dépenses.

Revenus
Vous y mettrez toutes les entrées d’argent liées à votre projet. Parmi les revenus on peut compter les :

  • Ventes de tickets
  • Ventes de services et de produits
  • Ventes d’espaces publicitaires et commandites
  • Financements (publics ou privés)
  • Revenus de location (si vous organisez un salon/foire par exemple)
  • Levées de fonds, etc.

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Dépenses
Les dépenses sont composées des coûts fixes et des coûts variables.

Coûts fixes

  • Location de matériel (tv, système de son…)
  • Animation
  • Location de salle ou autres
  • Conception graphique
  • Conception de site
  • Rémunération des intervenants, etc

Coûts variables
Ce sont les dépenses qui sont en grande partie liées au nombre de personnes qui participeront à votre événement :

  • Location de chaises et de tables
  • Équipement d’identification tels que les badges
  • Nourriture
  • Hébergement
  • Impressions, etc

Un projet qui possède un budget prévisionnel a plus de chances d’être un succès qu’un autre qui n’en a pas du tout.

C’est non seulement un des indicateurs de la faisabilité de votre événement mais aussi un point de départ pour suivre vos résultats financiers.

Alors, n’attendez plus ! Intégrez cette bonne habitude dans votre processus de planification !

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About the Author

Yanice est une passionnée de l'événementiel. Elle a évolué dans différents secteurs d'activité et elle prend maintenant plaisir à accompagner les entrepreneurs dans leurs projets d'événements.

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