6 Habitudes pour un Événement aux Bases Solides - Diversidade

6 Habitudes pour un Événement aux Bases Solides

By Yanice Retory | Uncategorized

Juil 09

Faites-vous partie des entrepreneurs qui souhaitent intégrer l’événementiel dans leur stratégie de développement ?

Que ce soit en participant à des 5 à 7 de réseautage ou en organisant vous-même des formations, des ateliers, des galas ou encore des retraites, vous l’envisagez sûrement en ce moment même.

Ah ces événements ! C’est tellement excitant quand on y pense ! On travaille à  réaliser un concept qu’on a imaginé dans les moments d’inspiration. Comment ne pas être enthousiaste à l’idée de voir tout ça se matérialiser devant nos yeux !?

Mais voilà, lorsque vous commencez à travailler sur ce beau projet, vous vous rendez vite compte de l’ampleur du travail et de sa complexité. Vous vous retrouvez submergé par les tâches à réaliser et quelques doutes commencent à faire surface : “est-ce que le temps que j’y mets en vaut vraiment la peine ?
Et si je me plantais ? Et si personne ne venait ?” etc.

Surtout ne mettez pas la charrue avant les boeufs en voulant passer à l’exécution sans même avoir posé les bonnes bases. Tout comme en construction, couler une bonne fondation est primordial pour avoir la maison de ses rêves. Ne pas passer par cette étape cruciale peut vite tourner au cauchemar.

Heureusement, comme toute autre discipline, l’organisation d’événements a ses méthodes et ses outils qui peuvent grandement vous faciliter la vie. Tout au long de mes expériences j’ai pu observer et relever les comportements qui peuvent nuire dès le départ au succès d’un événement. C’est en me basant sur ces observations et en faisant appel à mes connaissances que je vous présente les bonnes habitudes qui contribuent à poser des bases solides pour votre projet. C’est parti !

Surtout ne mettez pas la charrue avant les boeufs en voulant passer à l’exécution sans même avoir posé les bonnes bases.

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Habitude n°1 : Commencer le plus tôt possible

La première habitude que je vous conseille d’adopter est de toujours commencer à travailler sur vos projets d’événement le plus tôt possible. Vous ne voulez surtout pas que des délais courts jouent en votre défaveur… Evidemment, “tôt” peut signifier pas mal de choses ! Les délais de préparation de votre événement dépendent de plusieurs facteurs comme :

  • son envergure,
  • sa nature,
  • sa localisation,
  • la taille de votre équipe,
  • le nombre de participants,
  • le nombre d’intervenants et fournisseurs,
  • le type de financement, etc.

En tant que chef d’entreprise, vous devez vous occuper des tâches courantes de votre activité. Pour éviter d’être débordé, je vous recommande de vous y prendre au minimum :

  • 4 mois à l’avance pour les petits événements,
  • 6 mois pour les événements de moyenne envergure et
  • De 9 à 12 mois pour ceux de plus grande envergure.

En plus, par expérience, je peux vous garantir que plus vous y travaillerez tôt, plus votre événement sera original : vos idées auront le temps de germer et d’évoluer. 

evenements solides

Habitude n°2 : Définir des objectifs

Vous seriez étonné du nombre d’entrepreneurs qui décident de planifier un événement sans vraiment avoir des objectifs bien définis. Même si vous avez vos objectifs “en tête”, il reste toujours important de prendre le temps de les rédiger. Pourquoi ? parce que vous pourrez vous référer à ces objectifs à chaque fois que vous devrez prendre des décisions concernant votre événement. Ou alors parce qu’ils vous serviront de boussole pour la conception !

Lire aussiPourquoi la définition des objectifs de votre événement est cruciale pour votre entreprise

Habitude n°3 : Définir sa cible

Je suis sûre que je ne serai pas la première à vous le dire : sans avoir défini votre cible ou client idéal, il vous sera difficile d’attirer du monde à votre événement. Il est très important de s’attarder sur ce point et de le traiter de la façon la plus rigoureuse possible.

A priori, si vous avez une stratégie marketing déjà en place, c’est un exercice que vous avez déjà fait.

Vous pouvez définir plusieurs cibles. Toutefois, vous aurez très probablement une cible principale et une ou plusieurs secondaires. Plus vous détaillerez les caractéristiques de votre persona, plus vous attirerez les bonnes personnes à votre événement.

Lire aussiPublic Cible de votre Événement : 4 Raisons de s’y Attarder

Habitude n°4 : Définir l’empreinte que vous désirez laisser

Dans le monde des affaires, on entend souvent parler de l’expérience-client. Votre événement n’y échappera pas :). Pour vous aider, demandez-vous avec quelles émotions vous souhaitez que vos participants quittent votre événement. Quelle impression désirez-vous donner à votre public ? Quelles valeurs voulez-vous véhiculer

Habitude n°5 : Définir un budget global

Le budget est un des éléments centraux d’un projet d’événement. Ne vous lancez pas dans l’organisation sans avoir préparé un budget préliminaire. Même si au début, il ne s’agit pas de faire un budget détaillé, il est important de définir combien vous êtes prêt à investir. Etablissez la somme maximale que vous serez capable de débourser sans vous mettre en difficulté. Selon les objectifs que vous voulez atteindre vous pourrez établir votre budget soit à perte, soit pour qu’il soit équilibré ou encore pour dégager des bénéfices.

Lire aussi –  Budget Prévisionnel de votre Événement : Pourquoi et Comment

Habitude n°6 : Faire un benchmark

En gestion, le benchmarking consiste à faire l’inventaire des pratiques existantes tant au sein de votre entreprise que chez vos concurrents. Cet exercice a pour but de repérer les éléments qui fonctionnent et ceux qui sont à éviter.

En interne, vous pouvez par exemple vous référer à vos événements précédents. En faisant le point, vous vous souviendrez inévitablement d’éléments que vos participants ont semblé apprécier. Vous vous rappellerez aussi de ceux que vous auriez souhaité améliorer.

Les sondages de satisfaction de vos événements passés vous permettent aussi de repérer des tendances dans les feedbacks que vous avez reçus. Il est très probable que les suggestions et commentaires soient sources d’inspiration.

En externe, faites des recherches sur ce qui se fait déjà dans votre secteur que ce soit au niveau local, provincial, national ou international. Relevez les thèmes, les idées originales, les pratiques intéressantes et attardez-vous sur les commentaires des participants que vous pourrez trouver. Attention ! l’idée ici n’est pas de copier vos concurrents mais d’être au courant de ce qui se fait ailleurs. Vous pourrez prendre tout ça en compte lorsque vous travaillerez sur votre événement.

Lire aussi –  L’Instrument Clé pour des Événements Mieux Réussis

Même s’il existe d’autres bonnes habitudes pour faire en sorte que votre événement démarre bien, je vous conseille de commencer par les 6 présentées ici. Pourquoi j’insiste sur le fait que vous vous prêtiez à cet exercice dès le départ ? Parce que ces éléments sont non seulement les piliers de l’idéation de votre événement, mais aussi de toute sa logistique.

Que pensez-vous de ces 6 habitudes ? Lesquelles n’avez pas encore adoptées ? Laissez-moi des commentaires! Je serai ravie de vous lire. Si vous avez des questions, mettez-les en commentaires ou contactez-moi.

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A bientôt !

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About the Author

Yanice est une passionnée de l'événementiel. Elle a évolué dans différents secteurs d'activité et elle prend maintenant plaisir à accompagner les entrepreneurs dans leurs projets d'événements.

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(2) comments

Thierry Kerangall 3 weeks ago

Merci, intéressant
Thierry

Reply
    Yanice Retory a couple of weeks ago

    Merci pour votre feedback. Si jamais d’autres sujets en lien avec l’événementiel vous intéressent, n’hésitez pas à me le faire savoir.
    Yanice

    Reply
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